In data 15 marzo 2023 è stato pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 63 il D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, attuativo della Direttiva UE 2019/1937, che ha ad oggetto la “protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.
Tale provvedimento introduce importanti novità nel panorama legislativo italiano, dove la disciplina vigente in materia di whistleblowing risale alla Legge 30 novembre 2017, n. 179, che aveva dettato specifiche disposizioni a tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità scoperte nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato (prevedendo altresì che gli enti privati, che avessero adottato un Modello di Organizzazione e Gestione di cui al D.Lgs. 231/2001, dovessero anche adottare ed attuare adeguate procedure e misure di tutela per i segnalanti).
Con il nuovo Decreto viene ampliata la categoria dei whistleblowers: non solo i dipendenti, ma anche i lavoratori autonomi, gli azionisti e i membri dell’organo di amministrazione, direzione o vigilanza di un’impresa; i facilitatori, i colleghi, i parenti dei whistleblowers e persino gli enti di proprietà della persona segnalante o che operano nello stesso contesto di lavoro.
Viena ampliato anche il possibile oggetto della segnalazione: non più soltanto circostanze o informazioni rilevanti rispetto al Modello di Organizzazione e Gestione di cui al D.Lgs. 231/2001 bensì violazioni che attengono ad una variegata rosa di settori: appalti pubblici, tutela dell’ambiente, tutela della vita privata e protezione dei dati personali, sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.
La nuova disciplina, oltre a fissare l’obbligo per gli enti di attivare un canale di segnalazione interno (artt. 4 e 5), ne istituisce uno esterno (artt. dal 7 all’11), costituito dall’ANAC, cui il segnalante può scegliere di ricorrere se, ad esempio, lo strumento di segnalazione interno non è stato attivato o non è conforme alla normativa; oppure dopo aver presentato una segnalazione interna che non ha avuto seguito o si è conclusa con un provvedimento finale negativo; oppure nel caso di fondato timore di ritorsioni in caso di utilizzo del canale interno.
Tra le novità anche una precisa disciplina delle modalità di gestione della segnalazione:
- il segnalante è libero di scegliere quale tipologia di canale utilizzare, nonché la modalità di presentazione della segnalazione: scritta, anche a mezzo informatico; oppure orale, attraverso linee telefoniche, sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta, mediante incontro diretto (artt. 4 co. 3 e 7 co. 2);
Le figure deputate alla gestione del canale devono sempre assicurare: - la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta o comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione (artt. 4 co. 1 e 7 co. 1; art. 12);
- l’invio di un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione; un riscontro entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento; la messa a disposizione di informazioni chiare sulla procedura di segnalazione, se possibile sul sito internet di riferimento del canale (artt. 5 e 8 co. 1);
- la conservazione delle segnalazioni e della relativa documentazione soltanto per il tempo necessario al trattamento delle informazioni acquisite e, comunque, non oltre cinque giorni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura (art. 14 co. 1).
L’art. 15 introduce poi un terzo canale di segnalazione, quello della divulgazione pubblica: potrà beneficiare delle tutele previste anche colui che effettua una segnalazione tramite divulgazione pubblica, a patto che sia stato preliminarmente utilizzato il canale interno o esterno ma non vi sia stata una risposta appropriata, o che non siano stati utilizzati i canali interni o esterni per rischio di ritorsione/inefficacia di quei sistemi.
L’art. 21 comma 2 prevede poi l’obbligo di tutelare i segnalanti e di indicare nel sistema disciplinare le sanzioni in caso di mancato rispetto della tutela dei segnalanti.
Le imprese destinatarie della nuova normativa dovranno quindi adottare e/o implementare apposite procedure per la ricezione e la tempestiva gestione delle segnalazioni, onde evitare di incorrere in sanzioni, e provvedere ad aggiornare il Modello di Organizzazione e Gestione di cui al D.Lgs. 231/2001 per adeguarlo alle nuove disposizioni in materia di whistleblowing.
Con Eriges S.r.l. ho organizzato un convegno per illustrare le novità introdotte dalla nuova normativa e gli adempimenti richiesti, da attuare entro luglio 2023 o dicembre 2023, a seconda della media del numero di lavoratori in forza nell’organizzazione nell’ultimo anno.